ساختار تشکیلاتی انجمن
انجمن صنفی شرکت‌های حمل‌ونقل بین‌المللی استان البرز بر اساس ضوابط قانونی و اساسنامه مصوب خود اداره می‌شود. ارکان اصلی تشکیلات انجمن عبارت‌اند از مجمع عمومی اعضا، هیئت‌مدیره و بازرس. تمامی شرکت‌های عضو انجمن، مجمع عمومی را تشکیل می‌دهند که عالی‌ترین مرجع تصمیم‌گیری است و به‌صورت سالانه یا در مواقع اضطراری تشکیل جلسه می‌دهد. مجمع عمومی با رأی اکثریت اعضا، اعضای هیئت‌مدیره و بازرس (یا بازرسان) انجمن را انتخاب می‌کند و خط‌مشی کلی انجمن را تعیین می‌نماید. تصمیمات مهم، تصویب خط‌مشی‌ها، بودجه سالیانه و اصلاح اساسنامه نیز بر عهده مجمع عمومی است.
هیئت‌مدیره انجمن که توسط مجمع عمومی انتخاب می‌شود، عهده‌دار اداره امور جاری و اجرای مصوبات انجمن است. هیئت‌مدیره انجمن البرز متشکل از چند عضو منتخب از میان مدیران شرکت‌های حمل‌ونقل بین‌المللی استان است (شامل رئیس، نایب‌رئیس و سایر اعضا) که دوره تصدی مشخص (معمولاً چندساله) دارند. این تیم راهبری مسئول برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، هدایت کمیته‌های تخصصی و نمایندگی انجمن در مجامع و نشست‌ها است. شرح وظایف کلیدی اعضای هیئت‌مدیره به شرح زیر است:
-
رئیس هیئت‌مدیره: بالاترین مقام اجرایی در انجمن که نمایندگی رسمی انجمن را بر عهده دارد. رئیس، جلسات هیئت‌مدیره و مجمع عمومی را اداره کرده و هماهنگی لازم برای اجرای مصوبات و سیاست‌های کلان انجمن را انجام می‌دهد. همچنین در تعامل مستقیم با مقامات دولتی و ارگان‌های بیرونی، رئیس صدای واحد اعضای انجمن را منعکس می‌کند.
-
نایب‌رئیس هیئت‌مدیره: در غیاب رئیس، وظایف او را ایفا می‌کند و به پیشبرد امور انجمن کمک می‌نماید. نایب‌رئیس معمولاً مسؤولیت نظارت بر برخی کمیته‌های تخصصی یا طرح‌ها را عهده‌دار می‌شود و نقش رابط میان سایر اعضای هیئت‌مدیره را دارد تا هماهنگی داخلی حفظ شود.
-
دبیر و سخنگوی انجمن: (در صورت پیش‌بینی چنین نقشی در ساختار) وظیفه سازمان‌دهی امور دبیرخانه، تنظیم صورتجلسات، مکاتبات رسمی و پیگیری امور اداری را بر عهده دارد. دبیر انجمن همچنین اطلاعات و گزارش‌های عملکرد را گردآوری کرده و جهت اطلاع‌رسانی به اعضا یا ارائه به مراجع ذی‌ربط آماده می‌سازد.
-
خزانه‌دار: مسؤول امور مالی انجمن، اعم از تنظیم بودجه، نگهداری حساب‌ها، وصول حق عضویت‌ها و نظارت بر مخارج است. خزانه‌دار شفافیت مالی انجمن را تضمین کرده و گزارش‌های مالی دوره‌ای را به هیئت‌مدیره و مجمع عمومی ارائه می‌کند.
-
سایر اعضای هیئت‌مدیره: هر یک از اعضای منتخب هیئت‌مدیره ممکن است مدیریت یک یا چند کمیته تخصصی را به عهده گرفته یا مأمور پیگیری یک حوزه مشخص (مثلاً امور گمرکی، آموزش، روابط عمومی و …) شوند. آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های جمعی مشارکت کرده و نظرات و تجربیات خود را برای پیشبرد اهداف انجمن مطرح می‌کنند.
علاوه بر هیئت‌مدیره، بازرس یا بازرسان انجمن که توسط مجمع انتخاب می‌شوند، نقش نظارتی دارند. وظیفه بازرس، بررسی عملکرد مالی و اداری هیئت‌مدیره و اطمینان از انطباق فعالیت‌های انجمن با اساسنامه و قوانین مربوطه است. بازرس گزارش‌های خود را به مجمع عمومی ارائه می‌دهد و در صورت مشاهده هرگونه تخلف یا کاستی، اعضا را مطلع می‌سازد. حضور بازرس مستقل تضمین‌کننده سلامت مالی و شفافیت عملکرد انجمن است.